Ответ на претензию по оплате задолженности: структура, образец

В мире бизнеса в деловых отношениях тоже возникают иногда разногласия и случаются конфликтные ситуации. Чаще всего это случается, когда один из участников договорных соглашений не выполняет своих обязательств: у кого-то случается форс-мажор, кто-то просто невнимательно следит за сроками выполнения обязательств, прописанных в договоре — вариантов масса. В подобных случаях деловой этикет предусматривает составление претензий, в котором одна сторона договора высказывает свои требования второй стороне.

Претензия — это первый досудебный документ, получение которого говорит о том, что если ситуацию не исправить, разбирательство в суде будет лишь вопросом времени.

Претензия по оплате задолженности

Что такое претензия по оплате задолженности — это письменное требование кредитора о возврате задолженности. Правильно и грамотно составленный документ позволит убедить должника в том, что его действия не вполне законны, и что игнорирование выполнения условий соглашения по оплате может повлечь за собой судебное разбирательство.

Претензионный порядок урегулирования спорных моментов регламентируется законодательством, а именно:

• Законом “О защите прав потребителей”;
• Договорной порядок — когда досудебное разрешение конфликтных ситуаций прописано в самом соглашении между сторонами;
• претензия выдвигается по инициативе одной из сторон.

Важно понимать, что в гражданском судопроизводстве составление претензий — элемент необязательный. Но отвечать на претензию нужно обязательно!

А правовые последствия ответа/отсутствия ответа на претензию могут быть такими:

• отказ от написания ответа приравнивается признанием правомерности заявленных требований – т. е. получатель соглашается, что контрагент вправе совершать те или иные действия, указанные в тексте письма-претензии;
• отсутствие ответа может расцениваться как категорическое несогласие с доводами, приведенными в тексте письма с претензией, т. е. получатель отказывается выполнять данные требования.

Какими бывают претензии и ответы на них

Условно ответы на претензии можно классифицировать, в зависимости от их содержания:

• когда требования контрагента признаются в полном объеме — тогда в письме-ответе на полученный запрос необходимо написать, что претензия принята, вопросов не возникло, и вся задолженность будет погашена в требуемые сроки;
• требования признаются частично — в этом случае предлагаются иные условия погашения задолженности, которые направляются контрагенту для рассмотрения;
• категорический отказ с выдвинутыми требованиями — в этом случае в ответе-возражении даются ссылки на пункты договора, нормативные акты и прочие документы, которые подтвердят позицию второй стороны соглашения. В этом случае кредитор будет вправе обратиться в суд.

Перед написанием письма-возражения на полученную претензию нужно четко понимать, что это такое, по какому поводу она может быть направлена, как ее составлять, и правомерны ли требования, приведенные в ней. Почему так? Да потому что даже самая маленькая неточность в формулировке или приведение необоснованных доводов может привести к отказу погашать задолженность.

Нюансы при составлении возражения по оплате задолженности

В отзыве будет нелишним задать контрагенту следующие вопросы:

• запросить разъяснение, за какой период образовалась задолженность за предоставленные услуги;
• потребовать разъяснения механизма образования задолженности и его расшифровки (предоставления бухгалтерских документов);
• потребовать пояснения, почему претензия предъявлена именно в этот период.

Что может стать основанием для возражения по претензии

• Если нарушение условий договора по предоставлению услуг/товара произошло из-за форс-мажорных обстоятельств, прописанных в тексте самого соглашения между сторонами.
• Нарушение условий договора произошло не по вине форс-мажора, но из-за обстоятельств, повлиять на которые не было возможности.
• В тексте претензии содержатся требования, не учтенные при составлении договора на предоставление услуг.
• Допущена ошибка в указании получателя.

Рекомендации при составлении положительного ответа

• Если сторона соглашается с требованиями, правильным будет принести письменные извинения за задержку оплаты.
• Поблагодарить контрагента за сотрудничество и сообщить о желании продолжения совместной работы.
• Оговорить сроки, в которые организация готова ликвидировать образовавшуюся задолженность.
• В случае отсутствия возможности скорейшего погашения долга — предложить рассрочку или отсрочку выплаты, оговорив условия.

Стоит помнить, что кредиторы крайне редко дважды идут навстречу, поэтому повторное нарушение условий соглашения может привести к судебному разбирательству и взыскания неустойки.

И некоторые маленькие секреты

Если в претензии содержится множество ссылок на законы, нормативные акты и документы, это говорит о том, что кредитор не настроен на мирное урегулирование спора — скорее всего, он настроен на судебное разбирательство. В тексте подобного письма обычно будет требование выплаты неустойки, которая не будет учитывать исковую давность, но зато в наличии будет подробный расчет роста задолженности по дням/месяцам.

Если в тексте полученной претензии указана только сумма задолженности, без расчета суммы неустойки или инфляционных потерь, это говорит о том, что кредитор настроен вполне миролюбиво — его целью является только желание «подстегнуть» должника в вопросе погашения финансовых обязательств. Но отвечать на полученный документ обязательно и в этом случае.

Структура документа

Универсального образца по составлению этого документа нет: каждый случай индивидуален. Что имеется в виду: к примеру, образец документа по взысканию возникшей задолженности будет отличаться от образца документа с ответом на претензию по качеству товара/предоставленных услуг или по возврату денежных средств.

Основные моменты при составлении ответа:

• писать ответ лучше на фирменном бланке;
• важно помнить, что срок ответа не может превышать 10 дней с момента получения письма;
• документ должен быть заверен личной подписью руководителя или лица, обладающего правом подписи подобных документов.

В остальном же эта бумага не будет сильно отличаться от прочих деловых писем.

В верхнем правом углу располагается «шапка» документа, где указывается:

• наименование отправителя: полное название фирмы/организации, ее адрес (фактический), налоговые реквизиты;
• сведения об адресате: аналогично — полное наименование предприятия, его фактический адрес. Если письмо направляется конкретному лицу — его Ф.И.О., должность;
• указать номер документа (исходящая корреспонденция), дату составления.

После заполнения «шапки» следует перейти к основной части, собственно ответу:

• пишется официальное название документа: «претензия»/«предсудебное уведомление»;
• указать дату получения претензии, коротко описать ее суть, если имеются финансовые требования — указать сумму (цифрами и прописью), номер и дату договора об оказании услуг, в рамках которого действует отзыв;
• пишется аргументированный ответ (согласие или возражение) со ссылками на пункты заключенного договора об оказании услуг, нормативные акты, законы и т. п.;
• резюме: здесь просто написать о том, принимается ли претензия полностью, частично или отклоняется;
• опись предоставляемых документов, относящихся к делу;
• подпись руководителя предприятия (с расшифровкой).

Ответ на полученную претензию рекомендуется отправлять составителю почтой, с обязательным уведомлением о вручении. Это поможет доказать при необходимости факт отправления ответа и его получения второй стороной.